Chartre des encadrants

Cette charte vient en complément des Statuts et du Règlement Intérieur du Club. Elle précise le rôle et les responsabilités de l’encadrant dans le cadre de l’organisation de sorties inscrites au programme des activités du club alpin des Sèvres.

Tous les adhérents du club à jour de leur cotisation peuvent proposer d’organiser des sorties qui seront inscrites au programme ; cette organisation se limitera à la partie logistique si l’adhérent n’est pas habilité à encadrer, et devra trouver un ou plusieurs encadrants pour la partie technique.

Seuls les encadrants habilités par le Club Alpin des Sèvres sont autorisés à encadrer des sorties inscrites au programme. Si la sortie le nécessite, il peut se faire assister par des co-encadrants.

Les organisateurs peuvent également proposer ou modifier des sorties tout au long de l’année

L’encadrant fixe les modalités d’organisation de la sortie : date, lieu, niveau de difficulté, niveau attendu des participants, mode d’hébergement, mode de déplacement, matériel individuel requis … Il peut se faire assister par un ou plusieurs participants pour la logistique (réservations, alimentation, …)

Il recueille les inscriptions des participants dans la limite des places disponibles, en s’assurant que leur niveau soit adapté au niveau requis par la sortie. L’encadrant peut refuser une inscription s’il juge que le niveau du candidat ne correspond pas aux exigences de la sortie

Il s’assure que le nombre de participants est adapté au nombre d’encadrants présents à la sortie, afin de garantir son bon déroulement

Il vérifie que tous les participants ont le matériel nécessaire et si besoin,

Il remplit une Fiche de Sortie Via le site et la fait valider par le Président au moins 1 semaine avant la sortie

Il établit un budget prévisionnel de la sortie et en informe les participants

Il définit les modalités de partage des frais liés à la sortie : hébergement, location de véhicule, frais de route, nourriture, …

Pendant la sortie

L’encadrant a autorité sur les participants et reste (en concertation avec les co-encadrants le cas échéant) seul maître des décisions à prendre

Il s’assure que chaque participant est bien intégré dans l’activité

Il s’assure du respect des règles de sécurité pendant toute la durée de la sortie

Il adapte son/ses objectif(s) en fonction des conditions (météorologie, niveau de fatigue des participants, horaires, …) et doit renoncer s’il considère que celles-ci ne sont pas favorables

Après la sortie

L’encadrant s’assure que le matériel prêté aux participants a été restitué

Il remet au responsable du matériel, dans la semaine qui suit la sortie, la totalité des équipements,

Il informe le responsable du matériel de tout incident éventuel survenu sur un équipement qui serait susceptible de l’avoir endommagé, de sorte à assurer la traçabilité des EPI